Privacyverklaring

Inleiding
In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Meestal hebben wij deze gegevens van jouzelf ontvangen, bijvoorbeeld via e-mail of telefonisch. Met deze privacyverklaring informeren wij je over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.

Te verwerken persoonsgegevens
Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de precieze dienst of product en is afhankelijk van de door de klant aangegeven voorkeuren. Veelal gaat het om de volgende gegevens:

Bedrijfsgegevens;
Contactgegevens (contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummers);
Bankgegevens

Doelen van en grondslagen voor de verwerking
In een aantal gevallen verwerken wij de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, maar meestal doen wij dat om uitvoering te kunnen geven aan onze dienstverlening. Sommige gegevens worden vastgelegd om praktische of efficiencyredenen, waarvan we ervan uit (mogen) gaan dat die ook in uw belang zijn, zoals:

• Communicatie en informatievoorziening;
• Het op een zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van onze dienstverlening;
• Het kunnen leveren van de door jou bestelde artikelen;
• De verbetering van onze diensten;
• Facturering en incasso.

Bovenstaande betekent concreet dat wij jouw persoonsgegevens ook gebruiken voor marketingdoeleinden of om je berichten over onze diensten of producten te sturen, als wij daarvan denken dat deze voor jou van belang kunnen zijn. Het kan ook gebeuren dat wij contact met je opnemen om feedback te vragen over diensten of producten die door ons zijn verleend of voor markt- of andere onderzoeksdoeleinden.

Indien de situatie zich voordoet dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken, zullen wij jou daar expliciet toestemming voor vragen. Indien wij persoonsgegevens die wij mogen verwerken op basis van jouw toestemming ooit voor andere of meer doelen willen verwerken, zullen wij jou daar eerst opnieuw toestemming voor vragen.

Tot slot kunnen wij jouw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.

Verstrekking aan derden
In het kader van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over middelen beschikken, die wij niet in huis hebben. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn, die op basis van jouw exacte opdracht de persoonsgegevens zullen verwerken. Andere derden die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze systeembeheerder, leveranciers of hostingpartijen van online-software, of adviseurs wiens advies wij betreffende jouw opdracht inwinnen. Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, zullen wij met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven.

Uiteraard schakelen wij alleen derden in, van wie wij kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en tevens de AVG kunnen en zullen naleven. Dit houdt onder meer in dat deze derden jouw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden.

Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij jouw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting. Wij zullen in geen enkel geval jouw persoonsgegevens zonder jouw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële doeleinden of goede doelen.

Bewaartermijnen
Wij zullen jouw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nuttig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Dit betekent dat jouw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten veelal 7 jaar bewaard worden omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht) of in verband met voorschriften vanuit onze beroepsvereniging.

Beveiliging
Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen.

Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers overigens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Als je hier prijs op stelt, lichten wij je graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.

Rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van je hebben (behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heb je het recht de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of direct aan een andere partij als je dit wenst. Hiervoor kun je op afspraak langskomen op het kantoor van Kunstgras van der Poel, Weihoek 16, 4416 PX, Kruiningen.

Incidenten met persoonsgegevens
Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij jou, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor jouw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.

Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Verwerking binnen de EER
Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als je hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website en/of socialmediapagina’s (zoals Facebook en LinkedIn) in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Jouw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name je IP-adres.

Wijzigingen
Waarschijnlijk zal ons privacybeleid aan kleine wijzigingen onderhevig kunnen zijn. De meest recente versie van de privacyverklaring is logischerwijs de van toepassing zijnde versie en is opvraagbaar en terug te vinden op onze website.

Tot slot
Wij hopen je met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacybeleid. Voor vragen of opmerkingen omtrent privacyaspecten kun je altijd contact opnemen met Kunstgras van der Poel:
0113-760905
info@kunstgrasvanderpoel.nl